Kementerian Agama Republik Indonesia Senin - Sabtu, 07.30 - 15.00 WIB, Jum'at: 07.30 - 12.00 WIB
Beranda Masuk

PPID MTsN 1 Lima Puluh Kota

Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi

Pedoman Administrasi

PEDOMAN PENGELOLAAN ADMINISTRASI MTsN 1 LIMA PULUH KOTA

  1. LATAR BELAKANG

Pengelolaan administrasi madrasah yang tertib, transparan, dan akuntabel merupakan kunci utama kelancaran layanan pendidikan dan tata usaha sekolah. Pedoman ini disusun sebagai acuan bagi seluruh tenaga kependidikan dan pendidik di MTsN 1 Lima Puluh Kota dalam menyelenggarakan administrasi madrasah. Dokumen ini dipublikasikan pada portal PPID sebagai bentuk transparansi tata kelola lembaga pendidikan Islam kepada masyarakat dan orang tua wali murid.

  1. LANDASAN HUKUM

Tata kelola administrasi di lingkungan Madrasah Tsanawiyah didasarkan pada:

  • Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional.
  • Peraturan Menteri Agama (PMA) Nomor 90 Tahun 2013 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Madrasah (beserta perubahannya).
  • Peraturan Menteri Agama (PMA) Nomor 58 Tahun 2017 tentang Kepala Madrasah.
  • Keputusan Direktur Jenderal Pendidikan Islam (Kepdirjen Pendis) terkait Petunjuk Teknis Pengelolaan Bantuan Operasional Sekolah (BOS) pada Madrasah yang berlaku pada tahun berjalan.
  • Keputusan Menteri Agama (KMA) Nomor 9 Tahun 2016 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas pada Kementerian Agama.

III. RUANG LINGKUP ADMINISTRASI MADRASAH TSANAWIYAH

  1. Administrasi Persuratan dan Kearsipan (Tata Usaha)
  • Surat Masuk & Keluar: Seluruh surat resmi wajib dicatat dalam Buku Agenda dan diberikan lembar disposisi Kepala Madrasah sebelum ditindaklanjuti.
  • Penomoran Surat: Menggunakan kode klasifikasi surat dinas resmi Kementerian Agama (Kemenag).
  • Arsip Digital: Selain arsip fisik, madrasah melakukan digitalisasi dokumen penting (SK, sertifikat, berkas akreditasi) demi keamanan data.
  1. Administrasi Kesiswaan

Pengelolaan data siswa dilakukan secara terpusat melalui aplikasi EMIS (Education Management Information System) Kemenag dan Sistem Informasi Manajemen PPDB Online, meliputi:

  • Buku Induk Siswa dan Buku Klaper.
  • Mutasi siswa (pindah masuk/keluar) wajib menyertakan surat rekomendasi resmi dan surat keterangan formasi dari EMIS.
  • Pencatatan kehadiran (presensi), pelanggaran tata tertib, dan rekam konseling (Bimbingan Konseling).
  1. Administrasi Kurikulum dan Pembelajaran
  • Penyusunan Kalender Pendidikan Madrasah disesuaikan dengan ketentuan Kanwil Kemenag Provinsi.
  • Pengelolaan dokumen guru (Perangkat Pembelajaran: RPP/Modul Ajar, Prota, Promes, Buku Absensi Mengajar).
  • Pengelolaan nilai hasil belajar (Rapor) menggunakan aplikasi resmi RDM (Rapor Digital Madrasah).
  1. Administrasi Keuangan (BOS dan Komite)
  • Rencana Kegiatan dan Anggaran Madrasah (RKAM): Disusun setiap awal tahun anggaran melibatkan Kepala Madrasah, Komite, dan Dewan Guru melalui aplikasi ERKAM.
  • Transparansi Keuangan: Realisasi penggunaan dana BOS wajib dipublikasikan berkala pada papan pengumuman madrasah dan dilaporkan ke Kemenag secara daring.
  • Pencatatan: Seluruh transaksi keuangan wajib disertai bukti kuitansi yang sah dan dicatat dalam Buku Kas Umum (BKU).
  1. Administrasi Sarana dan Prasarana (Sarpras)
  • Pencatatan aset gedung, tanah, ruang kelas, dan laboratorium ke dalam Buku Inventaris Barang.
  • Pelaporan berkala kondisi sarpras madrasah melalui aplikasi SIMAN atau sistem pelaporan aset Kemenag yang relevan.
  • Penyusunan jadwal pemeliharaan fasilitas madrasah secara rutin demi kenyamanan belajar mengajar.
  1. HAK AKSES DAN KATEGORISASI INFORMASI PUBLIK (PPID MTs)

Sesuai UU Keterbukaan Informasi Publik, administrasi madrasah dibagi menjadi dua kategori:

Informasi Terbuka untuk Publik/Wali Murid Informasi Dikecualikan (Rahasia/Internal)
Profil madrasah, visi, misi, dan struktur organisasi. Data pribadi guru dan staf (Nomor Kontak, Alamat Rumah, Riwayat Gaji).
Dokumen Kurikulum (KOSP/KTSP) yang berlaku. Detail data pribadi siswa dan rekam medis/BK siswa.
Ringkasan Laporan Penggunaan Dana BOS. Soal Ujian/Asesmen Madrasah sebelum pelaksanaan.
Prosedur PPDB (Penerimaan Peserta Didik Baru). Berkas kasus kedisiplinan siswa/guru yang sedang diproses.

 

  1. PROSEDUR PELAYANAN INFORMASI DAN PENGADUAN

Masyarakat, Lembaga Swadaya, atau Orang Tua Wali Murid yang membutuhkan informasi administratif publik dapat:

  1. Mengunduh formulir permohonan informasi pada website PPID [Nama MTs].
  2. Mengirimkan formulir terisi beserta kartu identitas (KTP) melalui email resmi madrasah atau datang langsung ke ruang PTSP (Pelayanan Terpadu Satu Pintu) Madrasah.
  3. Madrasah akan memberikan jawaban tertulis atau data yang diminta dalam waktu maksimal 10 hari kerja.